Para algunos Outlook es solamente ese programa raro que está instalado en su computadora pero que nunca usó. Para muchos otros, Outlook, es el mejor aliado de su día a día. Lo ames o lo ignores, Outlook es la herramienta cliente de correo electrónico más utilizada en el mundo y hoy te quiero mostrar algunas razones por las que deberías empezar a usarlo si aun no lo estás haciendo.

EMAIL: Todas tus cuentas de correo electrónico

Si pensabas que Outlook solo funcionaba con la cuenta de correo electrónico de tu trabajo, pues te equivocas. Puedes configurar también tus cuentas de correo personales como la de Outlook.com (Hotmail o Live) e incluso una de Gmail u otras usando protocolos IMAP o POP3 de una manera bastante sencilla.

Outlook agregar cuenta

La gran ventaja de administrar tu correo desde Outlook es que puedes seguir trabajando aun sin tener conexión a internet, ya que cuando la herramienta detecte la conexión empezará a sincronizar los últimos cambios hechos estando desconectado. Si tienes más de una cuenta de correo podrás acceder a todas desde un solo lugar y con una misma interfaz donde puedes crear reglas para organizar los mensajes en carpetas  o etiquetarlos para automatizar la gestión de tu email y mejorar tu productividad diaria.

CALENDARIO: Controla tu día a día

“Si vale la pena hacerlo, vale la pena agendarlo”. Cuando escuché esta frase entendí la importancia de tener un calendario ordenado y actualizado. El tiempo es uno de los recursos más importantes que tenemos a nuestra disposición, de ahí la importancia de saber administrarlo. Con Outlook puedes administrar tus días de forma ordenada y mantenerte al tanto de cada una de tus actividades. En un próximo post mostraré algunos tips para sacarle el jugo a las funciones del calendario y usarlo de manera provechosa. Puedes compartir calendarios con los miembros de tu equipo o colegas de trabajo, crear recordatorios para tus citas y crear listas de tareas.

calendar outlook

TAREAS: No dejes los pendientes para más tarde

Hacer listas es una forma muy efectiva de aumentar tu productividad diaria, ya que te ayudan a mantener el enfoque en las actividades que tienes pendientes cada día. Pero hacer una lista en papel puede ser poco provechoso, sobre todo en estos tiempos tan digitales que ahora vivimos donde los papeles son fáciles de perder. Las tareas en Outlook son la manera digital de hacerle seguimiento a tus pendientes. Puedes marcar las tarear para hacerles seguimiento de acuerdo a su prioridad y fecha de caducidad, incluso puedes asignar tareas a otros miembros de tu equipo.

Outlook tareas

¿Sabías que también puedes crear tareas en Outlook desde OneNote?

CONTACTOS: No pierdas la información de tus contactos

Dicen que no tienes que saber todo, pero al menos debes preocuparte por tener el teléfono de quien sí lo sabe. Tener una base de datos actualizada de nuestros contactos es muy importante para los negocios y para la vida en general. Hace poco decidí actualizar la información de todos mis contactos y Outlook me simplificó bastante el proceso sincronizando todo en mi cuenta Microsoft (@outlook.com) para que se vea la información actualizada desde donde sea que la busque.

Existen varios libros escritos alrededor de Outlook, que buscan explicar teorías y metodólogías para incrementar tu productividad mediante el uso de esta aplicación. En un siguiente post empezaré a explicar algunas de esas metodologías de las cuales he aprendido un poco y he podido tomar lo que más me funciona de cada una y espero te funcione a ti también. No vemos en el siguiente post.